Kannusta, luota ja rohkaise – työntekijälähettiläsverkostossa on voimaa!

Matkakumppanit_470.jpg

Viimeisimmän vuoden aikana olen useasti todistanut, mikä voima verkostossa voi olla. Verkostoissa innostuneisuus tarttuu, tuloksia syntyy ja yhteisöllisyys inspiroi.

Työskentelen VR:llä viestinnän tehtävissä ja olen mukana kehittämässä yrityksen työnantajakuvaa. Välillä työ on hyvinkin haasteellista, sillä VR kiinnostaa monia ja suurimmalla osalla suomalaisista on yrityksestä jokin mielipide. Siksi on tärkeää, että meidän työntekijät näkyvät myös sosiaalisen median eri kanavissa.

Kuten useat yritykset viime aikoina, myös me VR:llä halusimme työntekijäverkoston, joka toimisi eri kanavissa jakamassa sisältöjä. Monet puhuvat työntekijälähettiläistä, VR:llä verkosto tunnetaan matkakumppaneina. Mukana on noin sata työntekijää ja verkosto kokoontuu säännöllisin väliajoin yhteen jakamaan kokemuksia ja ideoita sekä sparraamaan toinen toisiaan. Verkoston toiminta on täysin vapaaehtoista, ja toiminta perustuu kannustamiseen ja rohkaisemiseen. VR:n somevaltuutus lähtee siitä, että päivän polttavista asioista saa ja pitää keskustella.

Omasta kokemuksesta tiedän, että matkakumppaneita on kannustettava ja rohkaistava toimimaan sekä toiminnan tuloksia on myös esitettävä, jotta innostus ei laannu. Lisäksi verkoston toimintaa pyörittäessä on hyvä tiedostaa ja hyväksyä se, että toiset mukaan lähtijöistä toimivat aktiivisemmin kuin toiset.

Mielestäni verkoston toiminta on yrityksen kannalta tärkeää, sillä verkostossa toimivat henkilöt ovat niitä, jotka antavat yritykselle kasvot. Heidän kauttaan myös muut pääsevät tutustumaan, mitä kaikkea VR:llä tehdään, millaisia työtehtäviä yrityksestä löytyy ja mitä työvuorojen aikana tapahtuu. Jos kiinnostuit, matkakumppanit löydät sosiaalisesta mediasta aihetunnisteilla #vrduuni tai #matkakumppani.

Innostuminen tarttuu

Tein Metropolian ylemmän AMK-tutkinnon opinnäytetyöni työntekijälähettilyydestä VR:llä. Työssä kuvaan, miten matkakumppanitoiminta käynnistyi, mitä toiminnalla tavoitellaan ja mitä tuloksia verkosto on saanut aikaan. On ollut äärimmäisen iso ilo olla luomassa matkakumppani-verkostoa ja huomata se mahtava innostuneisuus, mikä porukasta kumpuaa. Tämä reilun vuoden mittainen matka verkoston toiminnan käynnistäjänä ja koordinoijana on opettanut paljon projektin monimuotoisuudesta ja lisännyt tietoa yrityksen eri liiketoiminnoista ja tavoista toimia. Mutta mikä parasta, olen päässyt tutustumaan aivan uskomattomiin tyyppeihin, joihin en olisi varmaankaan missään muussa yhteydessä edes törmännyt.

Tehtävää on vielä paljon, mutta mielestäni suunta on oikea. Verkoston voima on osoitettu jälleen kerran, kunhan muistaa vain luottaa, rohkaista ja kannustaa!

Osallistuva ihminen on sitoutunut

VR-yhteisölle päättynyt vuosi 2016 oli keskustelun opettelun aikaa. Jokaisella työntekijällä on mahdollisuus osallistua keskusteluun talon sisäisessä somessa. Yammerissa on kirjoitettu arviolta 50 000 viestiä ja jaettu 70 000 tykkäystä. Viestejä on luettu huimasti arviolta 5 miljoonaa kertaa.

Henkilökunta on nostanut esille lukemattomia aiheita, ongelmia, näkökulmia ja kysymyksiä, joihin on yhdessä löydetty ratkaisuja. Rahaa on säästynyt, asiakaspalvelu on parantunut ja työssä hiertäneitä kompastuskiviä on saatu raivattua.

Vaikeneminen ärsyttää

Vuoden aikana on noussut myös muutamia keskusteluja, jotka ovat haastaneet VR:n yritys- ja johtamiskulttuuria. Toisaalta me työntekijät syyllistymme valittamiseen ilman rakentavaa ehdotusta, toisaalta kysyvä joutuu liian usein liian kauan odottamaan vastausta tai pahimmassa tapauksessa minkäänlaista reaktiota viestiin.

Luonnollisesti tämä hiljaisuus loukkaa ja useimmissa tapauksissa nouseva ärsytys alentaa suorassa suhteessa keskustelun tasoa. Mitä nopeammin asioihin reagoidaan, sitä paremmin keskustelu säilyy ammattilaisten aikuisten tasolla.

Aina ei vastauksia ole valmiina tai ne henkilöt, jotka vastauksen tietäisivät, eivät ole linjoilla. Tällöin on tärkeää, että joku kysymyksen huomannut, aihetta tunteva henkilö reagoi ja kertoo, että kysymys on huomattu ja että siihen etsitään vastaus.

Halu vaikuttaa ja olla mukana

Se, että työntekijä näkee vaivan ja ottaa riskin, että omalla nimellään tuo ajatuksiaan esille, kertoo sitoutumisesta, halusta vaikuttaa omaan työhön, asiakaspalveluun ja jopa työnantajan menestymiseen. Jos ne olisivat samantekeviä, ei kirjoittamisen vaivaa nähtäisi.

Viestiin reagoiminen on osoitus siitä, että päälliköt ja johtajat arvostavat työntekijöitä ja sitoutuvat keskusteluun. Parhaimmillaan avoin keskustelu luo yhteistä ymmärrystä siitä, miksi ja miten me olemme yrityksenä muuttumassa.

Ymmärrys kuitenkin vaatii meiltä kaikilta kaksi korvaa ja yhden suun. Meidän täytyy aidosti olla valmiita kuuntelemaan ja arvostamaan toista, vastaamaan ja joskus jopa muuttamaan omia kantojamme. Parhaimmillaan keskustelun lopputuloksena kumpikin taho ymmärtää toista paremmin ja on viilannut omia kantojaan lähemmäs yhteistä näkemystä.

Pohjolan Liikenne ja Avecra hyvässä vauhdissa

Yammer on ajasta ja paikasta riippumaton tasa-arvoisen keskustelun kanava. Jokaisella on ääni, ja jokaisen kysymys ansaitsee vastuksen. Ihan kuten me vastaamme kysyjälle kasvotusten tai puhelimessa, samalla tavalla me odotamme ja meiltä odotetaan vastausta talon sisäisessä sosiaalisessa mediassa. Tämä korostuu niissä työntekijäryhmissä, jotka ovat töissä kaikkina vuorokauden aikoina eivätkä näe esimiestään monestikaan vuodessa.

Muun muassa Pohjolan Liikenne ja Avecra ovat onnistuneet aktivoimaan linja-autonkuljettajia ja ravintolatyöntekijöitä Yammeriin. Taustalla on selkeä viestintämahdollisuuksien puute, salliva keskustelukulttuuri ja johdon näkyvä sitoutuminen uudenlaiseen toimintaan. Myös työntekijät ovat osoittaneet haluavansa käyttää omia puhelimia viestinnän parantamiseen.

Vaikka kaikki työntekijät eivät vielä ole mukana, on näissä yksiköissä saatu rakennettua hyvä perusta keskustelulle, jossa molemminpuolinen luottamus voi kasvaa. Sen myötä lisää henkilökuntaa tulee mukaan ajan kanssa, kunhan me Yammerissa jo olevat jaksamme kannustaa ja rohkaista muitakin mukaan.

Yrityksen sisäisen somen käyttöintoa ja onnistumista ei ratkaise valittu keskustelukanava tai laitteiden hankkiminen. Lopputuloksen ratkaisee organisaation kulttuuri. Jos kaikki organisaation tasot ovat valmiita avoimeen ja arvostavaan keskusteluun sekä oppimaan erehdyksistä,  voi sisäisestä somesta kehittyä ajan myötä koko talon ja sen kehityksen tukijalka.

Kuva: Konsta Leppänen

Innovoinnin juhlaa ideagaalassa!

Minulla oli jo toista kertaa ilo ja kunnia toimia juontajana vuosittain järjestettävässä VR:n Ideagaalassa. Tilaisuudessa palkitaan edellisen vuoden parhaimmat Ideat kehiin -ohjelmaan jätetyt ideat joko oman työn tai yrityksen palvelujen kehittämiseksi. Jokaisella työntekijällä on mahdollisuus jättää sähköiseen järjestelmään ideansa. Tavoitteena on työnteon kehittäminen ja sen tehostaminen niin että asioita tehdään sekä yrityksen että työntekijän näkökulmasta entistä fiksummalla tavalla. Ideoita tuli vuonna 2015 kaiken kaikkiaan yli 1 700 ja niistä lähes 20 % myös toteutettiin käytännössä.

Parasta Ideagaalaan osallistumisessa on se, kun pääsee tutustumaan ison yrityksen moniin eri liiketoimintoihin. Siis myös niihin, joista oma tieto on vähäinen. Saa tutustua erilaisiin työtehtäviin ja niiden käytännön kehitystyöhön. Pääsee myös näkemään pienellä vaivalla ja resursseilla tuotettuja muutoksia työtapoihin tai työvälineisiin, joista koituu kymmenien, jopa satojen tuhansien säästöt yritykselle. Vuosittain!

Motivoituneita innovaattoreita

Minua ei lakkaa hämmästyttämästä se into, joilla monet työntekijät suhtautuvat oman työnsä kehittämiseen ja ennen kaikkea muutosehdotuksensa julkituomiseen. Minusta tämä kertoo aidosta oman työn arvostamisesta ja siitä, että ihmiset kokevat osansa kokonaisuudessa tärkeäksi. He ovat ylpeitä omasta työstään ja haluavat kehittää sitä. Vain motivoitunut työntekijä innovoi ja avaa suunsa kertoakseen parannusehdotuksensa.

Minusta on hienoa työskennellä työnantajalla, joka kannustaa oman työn kehittämiseen erillisellä innovaatio-ohjelmalla. Rahapalkinnot parhaista ideoista ovat toki houkuttimia sinänsä, mutta luulen että monia paikalla olleita lämmitti jo se, että heidän ideansa otetaan aidosti vakavasti sekä käsitellään selkeän ja läpinäkyvän prosessin kautta.

Ideagaala on vain pieni, toki näkyvä osa innovaatiotoimintaa ja sinällään yksi palkinto sinne mukaan päässeille. Tänä vuonna tilaisuus välitettiin livestriimin kautta koko henkilökunnalle.

Naisten aktivointi tärkeää

Valtaosa palkituista oli miehiä. Toki enemmistö VR:n työntekijöistä on miehiä, mutta ei niin iso osa kuin palkituista. Kehitystoiveeni liittyykin naisten aktivointiin. Idearikkaudella kun ei ole sukupuolta. Toivottavasti meillä myös naiset haluavat ja viitsivät kirjata muutosehdotuksensa järjestelmään. Idean ei välttämättä tarvitse liittyä tekniikkaan, se voi olla luonteeltaan myös asiakaspalveluun, viestintään tai työtapoihin liittyvä. Niiden osalta idean tuottoa on ehkä hankalampi suoraan osoittaa, mutta isoista summista näissäkin tapauksissa on kyse. Positiivinen muutos voi olla myös työhyvinvoinnin kehitys.

Odottelen jo innolla ensi vuotta ja uusia ideoita! Oma ideani taitaa liittyä palkittujen eli ns. kuningasideoiden parempaan esille tuomiseen. Lähdenkin tästä kirjaamaan sitä...

Kuvat: Kimmo Karinen (yläkuva)

1