Kuinka kuunnella?



Olen tutustunut viime aikoina minimalismiin ja tarkoituksenmukaiseen elämiseen. Siihen kuuluvat oman elämän tarkastelu, ja keskittyminen asioihin, jotka tuottavat itselle arvoa. Tarkoitus ei ole kuristaa vyötä jatkuvasti kireämmälle, vaan sopivan vyönläven löytyessä katsoa positiivisin mielin eteenpäin nauttien kohti uusia kokemuksia. Samalla tavalla kehitystoiminnassa on tunnistettava, mitkä asiat tuovat meille lisäarvoa. On keskityttävä tarkasti oikeisiin kohteisiin, joihin kokeilemme pienin lisäyksin uusia asioita, joista voi tulla laajempia hankkeita. On tärkeää pysähtyä niin yksityis- kuin työelämässä pohtimaan kysymystä: tuottaako tämä lisäarvoa?

Kehitystyössä käytän mukaillen tuplatimantti-mallia (eng. double diamond). Se koostuu neljästä vaiheesta. Ensin kuunnellaan ja kerätään paljon tietoa ja ajatuksia. Toisessa vaiheessa ideoista määritellään toimenpiteitä. Kolmannessa vaiheessa kehitetään haasteeseen sopivia ratkaisuja. Neljännessä vaiheessa tiivistetään kolmannen vaiheen kokemukset ja tuotetaan konkreettinen ratkaisu.



Tuplatimantti kuvaa hyvin tekemistämme, ja sovellan sitä seuraavassa. Olen kehittänyt ajatteluani timantin määrittely- ja tiivistysvaiheissa (2 ja 4) hyödyntäen minimalismin ajatuksia: miten vähemmällä voidaan tehdä enemmän. Keskittymällä oikeisiin asioihin, ja toteuttamalla ne jämäkästi saadaan aikaan paljon enemmän kuin varpaita kylmään veteen varovaisesti kastelemalla.

Kuuntelu ja koutsaaminen

Työntekijöidemme joukossa on paljon pitkän linjan rautatieammattilaisia, jotka ovat nähneet ja kokeneet työtä ennen syntymääni. Heillä on hurja määrä tietoa, jota minä ja kollegani kaipaamme tunteaksemme ja ymmärtääksemme, mitä olemme tekemässä. Olen erittäin iloinen saadessani kuulla erilaisia tarinoita, mutta aina suut eivät ole yhtä vuolaita.

Pyrin itse olla avoimempi ja kysellä paljon. Välillä poltan näppini, mutta usein kuulen hyviä näkökulmia, jotka pudottavat minut pääkonttorin pilvilinnoista. Olemme edenneet avoimempaan kulttuuriin muun muassa yammeria hyödyntämällä, mutta usein otan hyödykseni johdattelevia coaching-kysymyksiä, kuten "Onko sinulla mielessäsi jotain asiaa, jossa minä voisin auttaa?" "mitä olisit itse voinut tehdä eri tavalla siinä tilanteessa?" "miten asia toimisi ideaalitilanteessa?" En todellakaan väitä tietäväni kaikkea, miten rautateitä suunnitellaan, rakennetaan ja kunnossapidetään, mutta uskallan sanoa ottavani uuden tiedon avoimesti vastaan.

Kehittäminen

Tunnen työni joka päivä edellistä paremmin. Pelkkään tiedon keräämiseen ei voi kuitenkaan keskittyä, vaan on kysyttävä: "mitäs tälle asialle tehtäisiin?". Kun on tarpeeksi ideoita, voidaan niistä tiivistää ja valikoida tärkeimmät toteutettavaksi.

Varsinkin nuorempana asiantuntijana koin haasteeksi rajata asioita ja ideoita pois, kun minulla ei ollut kokemusta ja uskallusta tehdä päätöksiä. Kuitenkaan ilman päätöksiä konkreettisista toimenpiteistä asiat jäävät leijumaan, eivätkä muutu miksikään. On aivan turha kuunnella haasteita, jos niille ei aio tehdä mitään.

Erilaisten mielipiteiden yhteensovittaminen työntekijöiltä, esimiehiltä, insinööreiltä ja johdolta ja oikean toteutustavan valinta on haastavaa, mutta mielenkiintoista. Toteuttamiskelpoisen projektisuunnitelman laatiminen, mittaaminen ja toteuttaminen sekä aikataulutus ovat monimutkainen palapeli, joka vaatii konkreettisiin asioihin keskittymistä koko projektiryhmältä.  

Muutos

Olen oppinut, että voin olla varma vain siitä, mikä on minun itseni tehtävissä. Omaa kalenteria on helppo suunnitella joustamaan tekemisen mukaan. Yhteistyössä ja projekteissa oman työn panos on kuitenkin vain pieni osa kokonaisuuden onnistumista, ja varsinkin projektipäällikkönä toimiessa on tärkeämpää mahdollistaa kaikille muille työn tekemisen ja toteuttamisen edellytykset. Suhtaudun edelleen oman työni tekemiseen intohimolla, mutta ykkösprioriteetin paikan on vienyt tiimini ja projektini työn turvaaminen.

Tehtyjen muutosten vieminen organisaatioon vaatii jämäkkyyttä. Yhdessä suunnitelluista reunaehdoista on tärkeää pitää kiinni, mutta osa asioista muuttuu aivan varmasti matkan aikana. Projektin aikana tulee reagoida eli jatkuvan havainnoinnin perusteella muokata toimintaa yhä vain paremmaksi. Tämä tarkoittaa käytännössä, että yksi kehitystyön sykli ei välttämättä riitä, vaan asioita tulee muokata yhä uudelleen. Näin pidetään myös huolta työntekijöistä, joihin muutokset vaikuttavat. Kertomalla miksi, miten ja mitä tehdään, ja tarjoamalla vielä mahdollisuuden vaikuttaa tekemiseen, uskon jatkuvan parantamisen olevan mahdollista.  

Kiinnostuitko? Lue lisää Attracktive-blogista, jossa keskityin kirjoittamaan kokemuksia teknologioiden hyödyntämisestä.

 Pääkuva: Pixhill.com/f9photos

Matkaketjut lähtivät lentoon ja nyt vauhti kiihtyy


Viime viikolla Helsingin päärautatieaseman lipunmyyntihallin vallannut Ovelta ovelle -hackathon on nyt ohi ja päällimmäisinä tunteina mielessä on kiitollisuus ja onnistuminen.

Ensinnäkin, saimme mukaan matkaketjutyöhön 12 huippuasiantuntijoista koostuvaa tiimiä. Nämä moniosaajat tuottivat meille koko joukon uusia ja innostavia ideoita, mikä toki oli koko hackathonin tavoitekin. Vähintään yhtä innoissani olen myös siitä, miten uudenlainen työskentelymalli antoi tekijöilleen avaimia miettiä ratkaisuja uusista näkökulmista ja erityisesti tiimityön voimaa hyödyntäen.

Matkaketjut saivat siis lentävän lähdön, ja lennossa on tarkoitus pysyä tästä eteenpäinkin. Emme ole asian kanssa yksin, vaan ajatus matkaketjun tärkeydestä, valtakunnallisen reittiverkoston hyödyntämisestä ja asiakkaan elämän helpottamisesta on prioriteettilistalla monen muunkin toimijan mielessä ja tulevaisuudensuunnitelmissa. Viikon yhteinen työskentely sekä kohtaamiset liikennealan asiantuntijoiden ja päättäjien kanssa saivat minut entistäkin vakuuttuneemmaksi siitä, että yhteinen tahtotila on erinomainen lähtökohta saada aikaan onnistumisia jatkossakin.

Nyt on aika lähteä viemään kehitystä eteenpäin. Seuraavaksi me VR:llä käymme sisäisesti läpi vielä kertaalleen kaikki hackathonissa syntyneet ideat ja mietimme, mikä rooli niillä voisi olla meidän liiketoiminnassamme. Jatkamme keskusteluita ja yhteistyötä useamman osallistujatiimin kanssa lähiviikkojen aikana. Rekrytoimme parhaillaan joukkoomme myös omia matkaketjujen huippuasiantuntijoita.

Tavoitteemme on edelleen, että ensimmäiset pilottihankkeet ovat käynnissä jo tämän vuoden puolella ja ensi vuonna ensimmäiset matkaketjupalvelut ovat jo osa matkustajien arkea.
Palataanpa lopuksi vielä viime perjantain tunnelmiin, kun hackathon-viikko huipentui ja voittajaksi julistettiin Proximi.io.

Energiatehokkuus paranee innovaatioilla



VR:llä on viime vuosina panostettu vahvasti hyvien ideoiden keräämiseen henkilöstöltä. Satojen ideoiden joukossa piilee todellisia jättipotteja ja nyt yhden mainion idean avulla on pystytty parantamaan VR:n junaliikenteen energiataloudellisuutta ja saavuttamaan satojen tuhansien kustannussäästöt.

Hyvästä ideasta todellista hyötyä

VR Groupin veturinkuljettajat tekivät työtehtäviensä lomassa havainnon Sr2-veturiin liittyvästä ominaisuudesta, joka on varsinainen tehosyöppö. Kuljettajat havainnoivat tätä ominaisuutta, mittasivat kulutusta ja tekivät kehitysehdotuksen teknisistä muutoksista veturin toimintaan.

Kuljettajien ehdotuksen mukainen tekninen toiminnallisuus toteutettiin huippuasiantuntijoiden toimesta ja koeajoissa se osoittautui – tietenkin – menestykseksi. Ja kuten pelisääntöihin kuuluu, innovaatioiden hyöty valuu ideoitsijoille: molemmat ideointiin osallistuneet veturinkuljettajat palkittiin kesäkuussa 9 448 euron summalla, idean hyödyllisyydestä ja toteutettavuudesta johtuen.

Rullauksissa on energiatehokkaan ajotavan pohja

Rautatieliikenne on lähtökohtaisesti energiatehokas liikennemuoto, mutta kuten tämä idea jälleen osoitti, rautatiemaailma ei voi tuudittautua olemaan tyytyväinen, vaan kehittämistä riittää.

Junan energiatehokkuus tulee pitkistä rullauksista. Junakokoonpanon kiihdyttäminen matkanopeuteen vaatii tietysti huimasti energiaa, mutta sen jälkeen juna voi pienestä vierintävastuksesta johtuen rullata jopa kymmeniä kilometrejä pienellä energialla menettämättä juurikaan nopeuttaan.

Tässä kohtaa ideoitsijat tekivät keksintönsä: Sr2-veturi kuluttaa rullatessaankin jopa 360 kW tehoa, sammuttamalla tilapäisesti toisen telin rullauksen aikana säästetään noin 40 prosenttia rullauskulutuksesta. Idea oli yksinkertainen, mutta yhdisti hienosti oikean toimintatavan ja teknologian. Lisäksi idea oli todella hyvin mittaamalla pohjustettu ja selkeästi jäsennelty. Ja loppujen lopuksi idea oli kullan arvoinen sekä VR Groupille että ideoitsijoille itselleen. 

Kuva: Jari Vitikkala

Innovoinnin juhlaa ideagaalassa!

Minulla oli jo toista kertaa ilo ja kunnia toimia juontajana vuosittain järjestettävässä VR:n Ideagaalassa. Tilaisuudessa palkitaan edellisen vuoden parhaimmat Ideat kehiin -ohjelmaan jätetyt ideat joko oman työn tai yrityksen palvelujen kehittämiseksi. Jokaisella työntekijällä on mahdollisuus jättää sähköiseen järjestelmään ideansa. Tavoitteena on työnteon kehittäminen ja sen tehostaminen niin että asioita tehdään sekä yrityksen että työntekijän näkökulmasta entistä fiksummalla tavalla. Ideoita tuli vuonna 2015 kaiken kaikkiaan yli 1 700 ja niistä lähes 20 % myös toteutettiin käytännössä.

Parasta Ideagaalaan osallistumisessa on se, kun pääsee tutustumaan ison yrityksen moniin eri liiketoimintoihin. Siis myös niihin, joista oma tieto on vähäinen. Saa tutustua erilaisiin työtehtäviin ja niiden käytännön kehitystyöhön. Pääsee myös näkemään pienellä vaivalla ja resursseilla tuotettuja muutoksia työtapoihin tai työvälineisiin, joista koituu kymmenien, jopa satojen tuhansien säästöt yritykselle. Vuosittain!

Motivoituneita innovaattoreita

Minua ei lakkaa hämmästyttämästä se into, joilla monet työntekijät suhtautuvat oman työnsä kehittämiseen ja ennen kaikkea muutosehdotuksensa julkituomiseen. Minusta tämä kertoo aidosta oman työn arvostamisesta ja siitä, että ihmiset kokevat osansa kokonaisuudessa tärkeäksi. He ovat ylpeitä omasta työstään ja haluavat kehittää sitä. Vain motivoitunut työntekijä innovoi ja avaa suunsa kertoakseen parannusehdotuksensa.

Minusta on hienoa työskennellä työnantajalla, joka kannustaa oman työn kehittämiseen erillisellä innovaatio-ohjelmalla. Rahapalkinnot parhaista ideoista ovat toki houkuttimia sinänsä, mutta luulen että monia paikalla olleita lämmitti jo se, että heidän ideansa otetaan aidosti vakavasti sekä käsitellään selkeän ja läpinäkyvän prosessin kautta.

Ideagaala on vain pieni, toki näkyvä osa innovaatiotoimintaa ja sinällään yksi palkinto sinne mukaan päässeille. Tänä vuonna tilaisuus välitettiin livestriimin kautta koko henkilökunnalle.

Naisten aktivointi tärkeää

Valtaosa palkituista oli miehiä. Toki enemmistö VR:n työntekijöistä on miehiä, mutta ei niin iso osa kuin palkituista. Kehitystoiveeni liittyykin naisten aktivointiin. Idearikkaudella kun ei ole sukupuolta. Toivottavasti meillä myös naiset haluavat ja viitsivät kirjata muutosehdotuksensa järjestelmään. Idean ei välttämättä tarvitse liittyä tekniikkaan, se voi olla luonteeltaan myös asiakaspalveluun, viestintään tai työtapoihin liittyvä. Niiden osalta idean tuottoa on ehkä hankalampi suoraan osoittaa, mutta isoista summista näissäkin tapauksissa on kyse. Positiivinen muutos voi olla myös työhyvinvoinnin kehitys.

Odottelen jo innolla ensi vuotta ja uusia ideoita! Oma ideani taitaa liittyä palkittujen eli ns. kuningasideoiden parempaan esille tuomiseen. Lähdenkin tästä kirjaamaan sitä...

Kuvat: Kimmo Karinen (yläkuva)

Visuaalinen ajattelu



Omassa päässä ajateltuna asia tuntuu ihan helposti ymmärrettävältä. Kun yritän kertoa asiaa muille, vaikeusaste kasvaa. Vielä vaikeammaksi asia muuttuu, kun asia pitää kiteyttää sanalliseen muotoon ja viestiä siitä ymmärrettävästi toisille.

Onko sinulle esitetty joskus kalvosulkeiset, joista et jälkeenpäin muista mitään? Ymmärrämmekö ja muistammeko asiat paremmin, jos viesti on visuaalisempi?

Tarve kirkastaa omaa ajattelua ja viestiä muille selkeämmin sai minut hakeutumaan visuaalisen ajattelun kurssille.

Visuaalinen ajattelu tarkoittaa piirustelun – vapaamuotoisten piirrettyjen kuvien – hyödyntämistä vuorovaikutuksen ja oppimisen tukena.

Olen aina yhdistänyt ajattelua ja piirtämistä, mutta piirrokseni ovat olleet liian yksityiskohtaisia ja piirtäminen liian hidasta toimiakseen hyvin ajattelun tukena. Opiskellessani kuitenkin huomasin, että omien muistiinpanojen visualisointi parantaa huomattavasti oppimistuloksia.

Visuaalinen kiteytys

Visuaalisen ajattelun kurssilta sain uuden kielen, jolla voin ilmaista ajatuksiani paremmin. Yksinkertaisten muotojen ja värien käytön helppous yllätti minut. Viestin sävyeroja saa helposti muunneltua symboleilla ja paperin sommittelulla.

Sain myös tietoa, miten piirrokset saadaan sähköiseen muotoon. Tabletilla käytettävät piirrosohjelmat ovat kehittyneet niin loistaviksi, että kynän ja värien käyttö on tosi vaivatonta – tuntuma on lähes sama kuin kynällä piirtämisessä.

Visuaalisuus viestinnän tukena on tullut yhä tärkeämmäksi yritysten viestinnässä. Osa yrityksistä on jopa palkannut oman graafikon tai jopa graafisen tiimin viestinnän tueksi. Tavallisin tapa yrityksille on kuitenkin ostaa palveluna graafista suunnittelua.

Voisiko visuaalisen ajattelun kielestä olla apua myös organisaatioviestinnässä?
Uskon, että yksinkertaisten symbolien ja metaforien rohkeampi käyttö viestinnässä vahvistaisi viestin perille menoa.

Ideat kehiin -toiminnan jalkautuksen alkuvaiheessa käytin esitykseni lopussa kuvaa, jossa joukko erinäköisiä ihmisiä hyppää käsi kädessä ilmaan iloiset ilmeet kasvoillaan. Sain kannustavaa palautetta siitä, että kerrankin joku näyttää pelkistetysti kuvalla, miltä toiminnan tulisi näyttää.

Visuaalinen kieli avasi ihan uuden ulottuvuuden viestintääni. Lupaan harjoitella ja tulla paremmaksi. Käytän uusia taitojani oman oppimisen tukena, esityksissä, valmennuksissa ja blogien kuvituksessa.

Visuaalinen kiteytys minun kohdallani osui, kolahti ja upposi.

1 2