Leanillä sujuvammaksi


 
VR:n kaluston kunnossapidon Lean-ohjelmassa on keskitytty viiden vuoden ajan ihmisten osaamisen kehittämiseen. Tämä on tuottanut erittäin hyvää tulosta: lähes koko tuotanto pyörii päivittäisjohtamisen palaverien ja seinätaulujen ohjauksessa. Vetureiden ja vaunujen huoltoajoista on leikattu satoja tunteja arvovirtakartoituksilla. Työympäristöä on kohennettu huikeasti. Mikä tärkeintä, halu jatkuvaan parantamiseen on nyt kaikilla asentajista johtajiin. Sujuvan keskeisin saavutus on kuitenkin vuosien aikana henkilöstöön kohdennettu koulutuspanostus.

Mistä kaikki alkoi?

Joulukuussa 2011 tehtiin ratkaisevia päätöksiä. Kunnossapidossa oli tunnistettu tarve tehostaa toimintaa voimakkaasti ja kestävällä tavalla. Alustavissa mietinnöissä oli pilotoitu Lean-menetelmiä Kouvolan varikolla, ja näiden tulosten perusteella nähtiin valtava potentiaali Leanin käyttöönotossa. Jatkopäätös oli jo varma, päätettävänä oli enää nimi. Muutamien tarjokkaiden joukosta nimeksi valikoitui SUoraan JUnat VAlmiiksi eli Sujuva.

Leanin yksi keskeisempiä johtoajatuksia on panostaa ihmisten osaamisen kehittämiseen, koska tällöin heille annetaan riittävät edellytykset kehittää prosesseja ja toimintaa ympärillään. Sujuvaa lähdettiin rakentamaan tästä syystä henkilöstö edellä. Heti alusta henkilöstölle annettiin mahdollisuus osallistua Sujuva-kehittämiseen oman mielenkiinnon mukaan. Halua löytyikin runsaasti – esimerkiksi päivittäisen johtamisen rakentamisessa on ollut poikkeuksetta paikallinen henkilökunta mukana.

Pian havaittiin, että pieni iskuryhmä ei riittäisi, vaan viisainta olisi kouluttaa mahdollisimman moni kunnossapitolainen riittävälle tasolle Lean-oppeja. Perustettiin kolmiportainen Sujuva-akatemia.

Missä mennään nyt?

Jokainen kunnossapitäjä asentajasta kunnossapitopäällikköön koulutettiin kaikille yhteiseen 1-tasoon, jossa kolmen päivän aikana käytiin läpi Sujuvan keskeisiä periaatteita ja työkaluja. Koulutuksen on käynyt yli 1 000 henkilöä.

Valikoitu ryhmä koulutetaan myös akatemian 2-tasoon, jossa näitä oppeja syvennetään toisella kolmen päivän koulutuksella. Akatemiassa opetetaan perusteet päivittäiseen johtamiseen, arvovirtakartoituksiin, systemaattiseen ongelmanratkaisuun ja moniin muihin työkaluihin. Mutta pelkkä työkalukokoelma Sujuva-akatemia ei ole, sillä yhtä paljon käsitellään Leanin johtamisnäkökulmaa sekä psykologista näkökulmaa.

Teoreettisen akatemian lisäksi kunnossapitoon on perustettu Sujuva-verkosto. Tämän sisäisten Lean-ammattilaisten ryhmän avulla kyetään huomioimaan jokaisen paikkakunnan haasteet ja erityispiirteet. Yhtä lailla verkostoa on näinä vuosina käytetty myös koko kunnossapitoa koskevien kehityshankkeiden läpiviemiseen sekä tietysti Sujuvan tulevien tavoitteiden ja strategisen suunnan tarkentamiseen.

Verkoston sisällä on harjoitettu alusta alkaen myös valmennusta käytännön työtehtävissä. Jokaisella verkostolaisella on aina tarvittava sparraus käytettävissään. Mahdollisuutta valmennukseen on myös hyödynnetty ahkerasti: yhdessä on rakennettu 5S:ää, päivittäistä johtamista sekä arvovirtakartoituksia ja systemaattista ongelmanratkaisua. Verkostossa on viiden vuoden aikana valmennettu yli 15 henkilöä tiukoiksi Lean-ammattilaisiksi.

Laaja osaamiseen panostaminen on tietenkin tehostanut toimintaa. Useissa työkokonaisuuksissa tehostuminen on ollut 15−20 prosentin luokkaa vuosittain. Ja silti tuntuu, että mitä enemmän hukkaa poistaa, sitä enemmän sitä tulee näkyviin. Siksi Sujuvan panostus henkilöstöön on näin viiden vuoden rajapyykin kohdalta katsottuna ollut täysin oikea ratkaisu.

Mitä seuraavaksi?

Ja siksi myös vuonna 2017 Sujuvan painotus on tältä osin ennallaan: jatkossakin panostamme ihmisiin, jotta prosessimme kehittyisivät suotuisaan suuntaan. Akatemian 3-taso eli learning-in-business -tyyppinen käytännön näyttötutkinto aloitetaan kunnossapidossa tänä keväänä. Tarkoituksena on rakentaa kokonaisuus, jossa visuaalinen päivittäinen johtaminen, arvovirtakartoitukset ja systemaattinen ongelmanratkaisu linkittyvät yhteen saumattomasti. Tavoitteena on yksi johtamisprosessi, jossa nämä kolme asiaa toimivat yhtenä kokonaisuutena.

Blogiteksti on julkaistu alun perin 2.2.2017 LeanSanomissa.

Työn imua!



Päivittäisen puurtamisen keskellä havahdun välillä miettimään, teenkö työtä, joka innostaa ja motivoi. Toki aina on tehtäviä, jotka eivät aina innosta niin kovasti, mutta pakkohan ne on hoitaa, jos mielii pitää työpaikkansa ja saada palkkaa. Lainaa on lyhennettävä, laskut maksettava ja ruokaakin ostettava. Mutta on myös päiviä, jolloin on ilo ja ylpeys tehdä juuri tätä työtä, mitä teen.

Mistä tällainen ilon ja innostuneisuuden tunne tulee?

Kaikki lähtee siitä, että koen osaamistani arvostettavan ja saan tehdä omaa osaamistani vastaavaa työtä. Lisäksi on tärkeää, että minulla on hyvä tiimi ja työyhteisö ympärilläni, jotka kannustavat ja tukevat minua. Mutta voimaa työssäni antaa varsinkin ne hetket, kun huomaan joutuneeni työn imuun. Silloin koen oloni energiseksi, innostuneeksi ja ylpeäksi työstäni. Nämä hetket huomaan tapahtuneen, kun aikaa on mennyt hujauksessa. Se on jotain käsittämätöntä tunnetta siitä, että haluan sinnikkäästi panostaa johonkin tehtävään vastoinkäymisistäkin huolimatta.

Työterveyslaitoksen mukaan ainakin kaksi kolmesta suomalaisesta työntekijästä kokee työn imuun liittyviä vaikutuksia vähintään kerran viikossa ja sitä voi kokea kaikilla aloilla ja kaikissa ammateissa.

Miten minä voin auttaa muita kokemaan työn imua?

Esimiestyö ja johtaminen vaikuttavat osaltaan toki paljon, mutta työyhteisön tuella ja ilmapiirillä on myös suuri merkitys. Ihan arkinen huomaavaisuus, ystävällisyys sekä arvostus mahdollistavat osaltaan myös työn imun kokemista. Muiden kokema innostus edesauttaa myös, koska se tarttuu helposti. Yhdessä on mahdollista saavuttaa tekemisen flow.

Lähde: Työterveyslaitos

Kuva: Pixhill.com

Tuoli kertoo tarinaa


− Ehkä työni jäävät elämään, ehkä ei. Tyydyn jättämään arvioinnin tulevaisuuden huomaan. Aika on arvioiva laadun, kun välimatkaa on kulunut riittävästi − näin sanoessaan arkkitehti Eliel Saarinen myönsi aina ajalle oikeuden arvioida aikaansaannoksiaan.

Eliel Saarisen arkkitehtuuri oli kokonaisvaltaista, jossa ulko- ja sisäarkkitehtuuri sekä sisustus ja kalusteet muodostivat eheän kokonaisuuden. Saarinen ei taipunut aikansa sentimentaaliseen romanttisuuteen, eikä kääntynyt puhtaaseen rationalismiin.

Helsingin rautatieasema oli Saarisen ensimmäinen monumentaalityö, josta hän sai kunnianosoituksena myöhemmin professorin arvonimen vuonna 1918.

Sydäntuoli

Saarisen huonekalujen ominaisuuksia oli muodon ja konstruktioiden hallinta.
Ne on valmistettu kestävistä materiaaleista, tyyli on ajatonta ja taiteellista.

Lieriötuoli oli jugendin suosima tyyppi. Saarinen kehitteli siitä paljon erilaisia versioita suunnittelemiinsa rakennuksiin. Rautatieasema- ja hallintorakennus sai oman sydän-tuoliversion. Tuolissa on kolme tukilautaa jotka nousevat käsinojaan asti. Sitä käytettiin johtajahuoneissa neuvottelutuolina. Lieriötuoli ei ole mukavin mahdollinen istua pitkään, koska noja on kohtisuora. Kerrotaankin tarinaa, että Saarinen ei pitänyt pitkistä neuvotteluista.

Sydäntuolin protomalli löytyy Hvitträskistä, jossa arkkitehti koekäytti malliversioita ensin itse. Kalustekokonaisuuden muodosti 6 kulmainen tammipöytä, jonka joka sivulla oli sydäntuoli. Idea kuulemma toimi hyvin myös herrain viski-illoissa, kukaan ei päässyt putoamaan pöydän alle.

Rautatiehallituksen tarpeisiin suunniteltiin toimistokalustetyypit ja niistä tehtiin puusepäntyönä sarjoja heti rakennuksen valmistuessa 1909, mutta teetettiin myös myöhemmin lisäsarjoja.

Johtajan huone sai omat kalustetyypit ja samoin tavallinen toimistotyöntekijän huone: tamminen toimistopöytä, tuoli ja säilytyskaappi. Näiden tarinoita kerron seuraavissa blogeissa.

Arvostus

Saarisen työt ovat jääneet elämään ja niiden arvostus vain kasvaa. Sata vuotta
on kunnioitettava ikä huonekalulle, joka on ollut koko ajan käytössä. Siihen ei moni nykykaluste pysty.

Vanhaa arvorakennusta ja -huonekalua tulisi kohdella kuten isoäitiään, kunnioittavasti ikä huomioiden ja vanhan arvokkaan meikkaaminen nuoremmaksi on yhtä irvokasta molemmissa tapauksissa. Ominaispiirteet pitää löytää ja nähdä, jotta osaa vaalia sitä arvokasta jälkipolvia varten!

Kuva: Tuomas Uusheimo

Häiriötilanteiden hallintaa



Operaatiokeskuksessa valmistauduttiin kiireiseen päivään sunnuntaina 22.1.2017, kun saimme aamupäivällä viestin Liikenneviraston tietojärjestelmähäiriöstä.

Junaliikenteen turvallisuuden takaamiseksi niin junien kuljettajat kuin junaliikennettä ohjaavat Finrail Oy:n liikenneohjaajat saavat tiedot junan aikataulusta, pituudesta, painosta ja kalustosta sekä esimerkiksi reitin varrella olevista rajoituksista tietojärjestelmästä, joka yllättäen vikaantui. Myöskään varajärjestelmä ei toiminut, joten vain jo liikkeellä olevista junista olivat tarvittavat tiedot olemassa.

Toisen varajärjestelmän tarvittavat tunnukset saatiin käyttöön noin puolitoista tuntia häiriön alkamisen jälkeen, jolloin lähtöä odottaneet junat saatiin liikkeelle. Suomen rataverkko on pääsääntöisesti yksiraiteista, joten oli selvää, että myöhästymisten aiheuttamia kerrannaisvaikutuksia esiintyy iltaan saakka.

Koska häiriön laajuus oli koko maan kattava, olisi korvaavien maantiekuljetusten järjestäminen ollut mahdotonta. Junien päästyä liikkeelle Operaatiokeskuksen liikennetiedottajat tekivät tiivistä yhteistyötä junien konduktöörien kanssa, jotta jatkoyhteyksistä myöhästyneet asiakkaat saatiin mahdollisimman joustavasti perille määränpäihinsä.

Operaatiokeskuksen päätehtävänä on hoitaa junaliikenteen häiriötilanteet. Käymme poikkeustilanteet myös jälkikäteen läpi − niin sisäisesti kuin tärkeimpien sidosryhmien, kuten Liikenneviraston, Finrail Oy:n ja HSL:n kanssa − miten voimme varautua mahdollisiin häiriöihin entistäkin paremmin ja taata asiakkaille täsmällinen ja miellyttävä matka alusta loppuun saakka.

Kuvat: Leif Rosnell

Osallistuva ihminen on sitoutunut

VR-yhteisölle päättynyt vuosi 2016 oli keskustelun opettelun aikaa. Jokaisella työntekijällä on mahdollisuus osallistua keskusteluun talon sisäisessä somessa. Yammerissa on kirjoitettu arviolta 50 000 viestiä ja jaettu 70 000 tykkäystä. Viestejä on luettu huimasti arviolta 5 miljoonaa kertaa.

Henkilökunta on nostanut esille lukemattomia aiheita, ongelmia, näkökulmia ja kysymyksiä, joihin on yhdessä löydetty ratkaisuja. Rahaa on säästynyt, asiakaspalvelu on parantunut ja työssä hiertäneitä kompastuskiviä on saatu raivattua.

Vaikeneminen ärsyttää

Vuoden aikana on noussut myös muutamia keskusteluja, jotka ovat haastaneet VR:n yritys- ja johtamiskulttuuria. Toisaalta me työntekijät syyllistymme valittamiseen ilman rakentavaa ehdotusta, toisaalta kysyvä joutuu liian usein liian kauan odottamaan vastausta tai pahimmassa tapauksessa minkäänlaista reaktiota viestiin.

Luonnollisesti tämä hiljaisuus loukkaa ja useimmissa tapauksissa nouseva ärsytys alentaa suorassa suhteessa keskustelun tasoa. Mitä nopeammin asioihin reagoidaan, sitä paremmin keskustelu säilyy ammattilaisten aikuisten tasolla.

Aina ei vastauksia ole valmiina tai ne henkilöt, jotka vastauksen tietäisivät, eivät ole linjoilla. Tällöin on tärkeää, että joku kysymyksen huomannut, aihetta tunteva henkilö reagoi ja kertoo, että kysymys on huomattu ja että siihen etsitään vastaus.

Halu vaikuttaa ja olla mukana

Se, että työntekijä näkee vaivan ja ottaa riskin, että omalla nimellään tuo ajatuksiaan esille, kertoo sitoutumisesta, halusta vaikuttaa omaan työhön, asiakaspalveluun ja jopa työnantajan menestymiseen. Jos ne olisivat samantekeviä, ei kirjoittamisen vaivaa nähtäisi.

Viestiin reagoiminen on osoitus siitä, että päälliköt ja johtajat arvostavat työntekijöitä ja sitoutuvat keskusteluun. Parhaimmillaan avoin keskustelu luo yhteistä ymmärrystä siitä, miksi ja miten me olemme yrityksenä muuttumassa.

Ymmärrys kuitenkin vaatii meiltä kaikilta kaksi korvaa ja yhden suun. Meidän täytyy aidosti olla valmiita kuuntelemaan ja arvostamaan toista, vastaamaan ja joskus jopa muuttamaan omia kantojamme. Parhaimmillaan keskustelun lopputuloksena kumpikin taho ymmärtää toista paremmin ja on viilannut omia kantojaan lähemmäs yhteistä näkemystä.

Pohjolan Liikenne ja Avecra hyvässä vauhdissa

Yammer on ajasta ja paikasta riippumaton tasa-arvoisen keskustelun kanava. Jokaisella on ääni, ja jokaisen kysymys ansaitsee vastuksen. Ihan kuten me vastaamme kysyjälle kasvotusten tai puhelimessa, samalla tavalla me odotamme ja meiltä odotetaan vastausta talon sisäisessä sosiaalisessa mediassa. Tämä korostuu niissä työntekijäryhmissä, jotka ovat töissä kaikkina vuorokauden aikoina eivätkä näe esimiestään monestikaan vuodessa.

Muun muassa Pohjolan Liikenne ja Avecra ovat onnistuneet aktivoimaan linja-autonkuljettajia ja ravintolatyöntekijöitä Yammeriin. Taustalla on selkeä viestintämahdollisuuksien puute, salliva keskustelukulttuuri ja johdon näkyvä sitoutuminen uudenlaiseen toimintaan. Myös työntekijät ovat osoittaneet haluavansa käyttää omia puhelimia viestinnän parantamiseen.

Vaikka kaikki työntekijät eivät vielä ole mukana, on näissä yksiköissä saatu rakennettua hyvä perusta keskustelulle, jossa molemminpuolinen luottamus voi kasvaa. Sen myötä lisää henkilökuntaa tulee mukaan ajan kanssa, kunhan me Yammerissa jo olevat jaksamme kannustaa ja rohkaista muitakin mukaan.

Yrityksen sisäisen somen käyttöintoa ja onnistumista ei ratkaise valittu keskustelukanava tai laitteiden hankkiminen. Lopputuloksen ratkaisee organisaation kulttuuri. Jos kaikki organisaation tasot ovat valmiita avoimeen ja arvostavaan keskusteluun sekä oppimaan erehdyksistä,  voi sisäisestä somesta kehittyä ajan myötä koko talon ja sen kehityksen tukijalka.

Kuva: Konsta Leppänen

1 2 3 4 5 6 7 8 9